1. Postanowienia ogólne
Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników odwiedzających stronę internetową Daxqerin oraz osób kontaktujących się z nami w celu organizacji wydarzeń prywatnych i biznesowych, w tym gal, jubileuszy firmowych oraz wieczorów z mobilnym kasynem offline.
Dokładamy szczególnej staranności, aby przetwarzanie danych odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
2. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Daxqerin Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, odpowiedzialny za zapewnienie zgodności przetwarzania danych z przepisami RODO oraz za bezpieczeństwo danych osób, których dane dotyczą.
Administrator decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w związku z przygotowywaniem i realizacją usług eventowych, obejmujących w szczególności kompleksową obsługę wydarzeń zamkniętych dla klientów B2B i B2C.
3. Zakres przetwarzanych danych
Przetwarzamy wyłącznie dane osobowe niezbędne do realizacji zamówień, obsługi zapytań ofertowych oraz świadczenia naszych usług eventowych. W szczególności mogą to być:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu kontaktowego,
- dane firmowe (nazwa, NIP, adres siedziby, stanowisko służbowe osoby kontaktowej),
- dane dotyczące planowanego wydarzenia (np. termin, lokalizacja, szacowana liczba uczestników, zakres usług), o ile są przekazywane w treści zapytania.
Nie wymagamy podawania więcej danych, niż jest to konieczne do skutecznej obsługi zapytania, przygotowania oferty oraz profesjonalnej realizacji kontraktu eventowego.
4. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe są wykorzystywane wyłącznie w jasno określonych, prawnie uzasadnionych celach związanych z działalnością Daxqerin, w szczególności:
- obsługa zapytań przesyłanych za pośrednictwem formularza kontaktowego, wiadomości e-mail lub telefonu,
- przygotowywanie dopasowanych ofert organizacji wydarzeń galowych, jubileuszowych i wieczorów mobilnej strefy rozrywki offline,
- zawarcie i realizacja kontraktów na organizację wydarzeń, w tym bieżąca komunikacja operacyjna z klientem,
- zapewnienie profesjonalnej obsługi klienta B2B/B2C przed, w trakcie i po realizacji wydarzenia,
- archiwizacja korespondencji i dokumentacji umownej w celu możliwości wykazania przebiegu współpracy, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych i rachunkowych.
5. Podstawa prawna przetwarzania
Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie:
- zgody użytkownika – w przypadkach, gdy prosimy o jej wyrażenie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
- niezbędności do realizacji umowy lub działań podejmowanych na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy – np. przygotowanie oferty, uzgodnienie szczegółów wydarzenia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- prawnie uzasadnionego interesu administratora – m.in. w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony internetowej, dochodzenia lub obrony roszczeń, utrzymywania relacji biznesowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – np. przechowywanie dokumentacji księgowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
W każdym przypadku dbamy o to, aby zakres przetwarzanych danych był adekwatny do danego celu oraz ograniczony do niezbędnego minimum.
6. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Daxqerin w zakresie realizacji usług eventowych oraz obsługi informatycznej, wyłącznie w niezbędnym zakresie i na podstawie odpowiednich umów zapewniających bezpieczeństwo danych. W szczególności mogą to być:
- dostawcy usług technicznych i informatycznych związanych z utrzymaniem strony internetowej i infrastruktury IT,
- podwykonawcy zaangażowani w realizację wydarzeń na zlecenie klienta (np. firmy nagłośnieniowe, oświetleniowe, gastronomiczne, obsługa lokalizacji, obsługa mobilnej strefy rozrywki offline),
- biura rachunkowe i podmioty wspierające nas w realizacji obowiązków księgowych i podatkowych,
- podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa, jeżeli właściwe organy zgłoszą stosowne żądanie.
Dane nie są sprzedawane ani przekazywane w celach marketingu zewnętrznego niezwiązanego z działalnością Daxqerin.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce prywatności oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności:
- dane związane z obsługą zapytań i przygotowaniem ofert – przez czas potrzebny na udzielenie odpowiedzi i ewentualne przygotowanie oraz negocjowanie oferty,
- dane związane z realizacją umów – przez czas trwania współpracy, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa (m.in. podatkowych i rachunkowych) oraz przedawnienia ewentualnych roszczeń,
- dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania, o ile brak jest innej podstawy prawnej do dalszego przetwarzania.
Po upływie właściwych okresów dane są usuwane lub poddawane procesowi anonimizacji.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Daxqerin, przysługują prawa wynikające z RODO. W szczególności mają Państwo prawo do:
- dostępu do danych – uzyskania informacji, czy i jakie dane przetwarzamy oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych – poprawienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
- usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – w przypadkach przewidzianych przez przepisy RODO,
- ograniczenia przetwarzania – np. na czas rozpatrywania zastrzeżeń co do poprawności danych lub podstawy prawnej przetwarzania,
- przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy,
- sprzeciwu wobec przetwarzania – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, gdy dane przetwarzane są na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu,
- wycofania zgody – w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przy czym jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
Realizacja powyższych praw możliwa jest poprzez kontakt z nami za pomocą danych wskazanych w sekcji „Dane kontaktowe”.
9. Zasady bezpieczeństwa
W celu zapewnienia ochrony danych osobowych wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które mają na celu zabezpieczenie danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnionym ujawnieniem.
W szczególności:
- stosujemy rozwiązania mające na celu zabezpieczenie infrastruktury informatycznej,
- ograniczamy dostęp do danych wyłącznie do osób posiadających stosowne upoważnienia,
- współpracujemy wyłącznie z podmiotami, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych,
- regularnie analizujemy stosowane zabezpieczenia pod kątem ich aktualności i skuteczności.
Przy planowaniu oraz realizacji wydarzeń przywiązujemy wagę do poufności informacji biznesowych i danych osobowych, które mogą zostać nam powierzone w związku z obsługą eventu.
11. Zmiany w Polityce prywatności
Polityka prywatności może być aktualizowana w celu dostosowania do zmieniających się przepisów prawa, zaleceń organów nadzorczych lub naszych praktyk wewnętrznych związanych z organizacją wydarzeń i obsługą klientów.
O każdej istotnej zmianie będziemy informować użytkowników na naszej stronie internetowej, poprzez zamieszczenie zaktualizowanej wersji Polityki prywatności wraz z odpowiednią adnotacją.
12. Dane kontaktowe
W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych, chęci realizacji przysługujących praw lub uzyskania dodatkowych informacji odnośnie zabezpieczeń, prosimy o kontakt:
- adres e-mail: [email protected],
- adres korespondencyjny: Daxqerin Sp. z o.o., siedziba w Warszawie (Polska) – z dopiskiem „Dane osobowe”.
Kontaktując się z nami, prosimy o przekazywanie wyłącznie takich danych, które są niezbędne do udzielenia odpowiedzi lub realizacji danego żądania.